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Hinweisgebersysteme – Neue gesetzliche Pflichten für Unternehmen

...und schon bald gültig!

Schon seit 2019 gilt die europäische Richtlinie zum Schutz hinweisgebender Personen (EU 2019/1937). Ende Juli 2022 wurde nun der Regierungsentwurf zur Umsetzung der Richtlinie – dem Hinweisgeberschutzgesetz – veröffentlicht. Der Entwurf sieht vor, dass alle Verpflichtungen des Hinweisgeberschutzgesetzes bereits drei Monate nach Verkündung des Gesetzes gelten. Um Sie bei den möglicherweise schon jetzt erforderlichen Vorbereitungen für Ihre Unternehmen zu unterstützen, möchten wir Ihnen nachfolgend die wichtigsten praxisrelevanten Punkte des geplanten Gesetzes und Umsetzungsvorschläge vorstellen.

Wer muss ein Hinweisgebersystem einrichten?

Alle Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle zur Entgegennahmen von Hinweismeldungen einrichten. Ansonsten droht ein Bußgeld. Mit den Aufgaben einer internen Meldestelle kann aber auch ein Dritter, z.B. ein auf diesem Gebiet erfahrener Berater betraut werden. Daneben wird beim Bundesamt für Justiz eine externe Meldestelle für „Jedermann“ eingerichtet. Hinweisgebende Personen haben die Wahl, ob sie einen Verstoß intern oder extern melden.

Welche Verstöße müssen gemeldet werden können?

Der Gesetzentwurf enthält einen umfangreichen Katalog von Vorschriften, für die ein Meldesystem eingerichtet werden muss. Dazu zählen u.a.: Straftaten sowie Verstöße gegen Wettbewerbsrecht, gegen deutsches und europäisches Kartellrecht, gegen Umweltschutzrecht, gegen Vorgaben zur Produktsicherheit und gegen Datenschutzrecht.

Vorgesehener Ablauf der Bearbeitung einer internen Meldung

Die interne Meldestelle muss der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen bestätigen und prüfen, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt. Sie muss sodann die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung prüfen. Die interne Meldestelle muss der hinweisgebenden Person Rückmeldung über die Bearbeitung des Hinweises geben.

Welchen Schutz muss die hinweisgebende Person erhalten?

Die Meldestellen müssen die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person sowie der Personen, die von der Meldung betroffen sind, wahren. Gegen hinweisgebende Personen dürfen keine direkten oder indirekten Repressalien ausgeübt werden, wobei eine weitreichende Beweislastumkehr zugunsten der Arbeitnehmer eingeführt wird.

Wie können die neuen Vorgaben effektiv umgesetzt werden?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Anforderungen des geplanten Hinweisgeberschutzgesetzes zu erfüllen. Idealerweise sollte die Einrichtung der internen Meldestelle auf die konkreten Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten und in das Compliance-Konzept Ihres Unternehmens integriert werden. Gerade im Mittelstand sollten dabei die Besonderheiten der Unternehmenskultur berücksichtigt werden. Im besten Fall kann der Meldung der hinweisgebenden Person rein intern nachgegangen und abgeholfen werden.

Aderhold bietet dazu eine moderne, digitale und ressourcensparende Hinweisgeberlösung an, die den Vorgaben der geplanten Regeln sowie auch dem Datenschutz vollumfänglich entspricht: Ein zuverlässiger, sicherer und einfacher Kommunikationskanal, der die Identität der betroffenen Personen schützt und dennoch selbst anonyme Rückfragen an die hinweisgebende Person ermöglicht.

Gerne stellen wir Ihnen weitere Informationen zu unserem Hinweisgebersystem zur Verfügung oder beraten Sie bei der Umsetzung der neuen Regeln innerhalb Ihres unternehmensinternen Compliance-Management-Systems.

Dr. Christian Müller

Rechtsanwalt

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Dr. Monika Volkers

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