Die schönste Einladung zur Gesellschafterversammlung nützt leider nichts, wenn diese nicht fristgemäß an die Gesellschafter versendet wird.
Einberufungsfrist:
Nach der Vorschrift des § 51 Abs. 1 GmbHG hat die Einberufung innerhalb einer Frist von mindestens einer Woche zu erfolgen. Nur so ist gewährleistet, dass die Gesellschafter sich auf die Versammlung inhaltlich vorbereiten sowie ihre Anreise etc. planen können. Eine frühere Einberufung ist möglich, jedoch – selbst bei komplizierten oder bedeutenden Beschlussgegenständen – grundsätzlich nicht erforderlich.
Soweit so gut. Nicht ganz so einfach stellt sich jedoch die Fristberechnung dar.
Nach der heute herrschenden Auffassung beginnt die Frist mit dem Tag zu laufen, an dem nach der üblichen Postlaufzeit spätestens mit dem Zugang des Einladungsschreibens zu rechnen ist. Dabei ist bei der Versendung im Inland grundsätzlich von einer Postlaufzeit von zwei Werktagen auszugehen. Zusätzliche Tage sind einzukalkulieren bei Feiertagen innerhalb der Zeit des Postlaufs sowie bei einem Versand ins Ausland.
Bei der Berechnung der Frist wird gemäß § 187 Abs. 1 BGB der Tag nicht mitgerechnet, in welchen das fristauslösende Ereignis fällt. Wird die Einladung also z.B. am Montag zur Post gegeben und ist nach dem üblichen Postlauf spätestens am Mittwoch mit dem Zugang des Einladungsschreibens zu rechnen, beginnt die Wochenfrist am Donnerstag. Die Frist endet dann am darauffolgenden Donnerstag, 24 Uhr. Die Gesellschafterversammlung könnte in diesem Beispielsfall daher frühestens am nächsten Tag, dem Freitag, stattfinden.
Umstritten ist, ob die Vorschrift des § 193 BGB anwendbar ist. Danach würde in Fällen, in denen der letzte Tag der Einberufungsfrist auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag fällt, der nächste Werktag an dessen Stelle treten. Die herrschende Meinung hält § 193 BGB für anwendbar. Damit kann eine Gesellschafterversammlung frühestens auf Dienstag einberufen werden, wenn die Wochenfrist am vorausgehenden Samstag oder Sonntag abgelaufen wäre.
Frist für Ankündigung der Tagesordnung:
Die Ankündigung der Tagesordnung hat in der für die Einberufung vorgeschriebenen Weise zu erfolgen. Regelmäßig werden die Tagesordnungspunkte bereits mit dem Einberufungsschreiben angekündigt. Soll die Ankündigung den Gesellschaftern gesondert zugehen, muss dies spätestens drei Tage vor der Versammlung erfolgen. Für den Beginn und die Berechnung der Ankündigungsfrist gelten dieselben Grundsätze wie für die Einberufungsfrist. Anders als bei der Einladung sollte der Einberufende jedoch berücksichtigen, dass die 3-Tages-Frist bei komplizierten oder bedeutenden Beschlussgegenständen, wie etwa bei Beschlussfassungen über den Abschluss von Unternehmensverträgen oder den Ausschluss eines Gesellschafters, zu kurz bemessen sein kann. Die Geschäftsführer sind aufgrund ihrer allgemeinen Informationspflicht verpflichtet, den Gesellschaftern derartige Beschlussgegenstände früher anzukündigen, da die Gesellschafter nur so in die Lage versetzt werden, ihre Informationsrechte angemessen auszuüben. In der Regel dürfte in derartigen Konstellationen eine Frist von mindestens einer Woche angemessen sein.
Rechtsfolge bei Verstoß gegen Fristvorschriften:
Die Unterschreitung der einzuhaltenden Fristen führt zur Anfechtbarkeit der Beschlüsse.
Fazit:
Auch bei der fristgerechten Versendung zur Einberufung der Gesellschafterversammlung und der Ankündigung der Tagesordnung hat der Geschäftsführer besondere Sorgfalt anzuwenden. Sonst läuft er Gefahr, dass der Gesellschafter die in der Versammlung gefassten Beschlüsse anficht. Im Zweifel sollte die Einladung daher nicht zu knapp vor dem angesetzten Versammlungstermin erfolgen.
