Eine Pflicht zur Protokollierung der Gesellschafterversammlung sieht das GmbH-Gesetz grundsätzlich nicht vor. Eine Ausnahme stellt die Beschlussfassung des Allein-Gesellschafters (= Entschluss) einer Einpersonen-GmbH dar. Hier muss der Allein-Gesellschafter den Beschluss gemäß § 48 Abs. 3 GmbHG unverzüglich niederschreiben und unterschreiben.
Dennoch empfiehlt es sich aus Beweisgründen ein Protokoll der Gesellschafterversammlung führen. In der Regel übernimmt der Versammlungsleiter diese Aufgabe.
Folgende Elemente sollten unbedingt enthalten sein:
- Ort und Datum der Versammlung
- Name des Versammlungsleiters und des Protokollierenden
- Namen der Teilnehmer
- Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung
- Feststellung der Beschlussfähigkeit
- Angabe etwaiger ordnungsgemäßer Bestellung/Bevollmächtigung von Vertretern
- Reihenfolge der Tagesordnungspunkte (TOP)
- Art der Abstimmung
- Beschlussinhalt
- Ergebnis der Abstimmung mit JA- und NEIN-Stimmen, Enthaltungen und ungültigen Stimmen
- Widersprüche von Gesellschaftern
- Kurzfassung von Redebeiträgen
- etwaige Besonderheiten (Wortentzug, Vertagung).
Im Anschluss an die Gesellschafterversammlung sollte das Protokoll schnellstmöglich ausgefertigt, unterzeichnet und an alle Gesellschafter bestenfalls im Original versandt werden.
